Poniżej znajdziesz informacje o tym, kto jest administratorem Twoich danych, w jakich celach i na jakich podstawach prawnych je przetwarzamy, komu je przekazujemy oraz jakie masz prawa.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z portalu bookaballoon.com jest Maciej Szymczuk prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Book a Balloon, NIP 9661876768, REGON 387074085, ul. Horodniany 36, 16-001 Kleosin. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: office@bookaballoon.com, Book a Balloon, Horodniany 36, 16-001 Kleosin. W zakresie wykonania konkretnego lotu balonem dane mogą być przekazywane Operatorowi lotu wskazanemu w ofercie lub rezerwacji. Operator może działać jako odrębny administrator danych w zakresie organizacji i wykonania lotu oraz własnych obowiązków prawnych.
Book a Balloon jest portalem umożliwiającym wyszukiwanie, rezerwację i zakup lotów balonem oraz kontakt z operatorami lotów. Sprzedawcą lub wykonawcą usługi lotu jest Operator wskazany przy danej ofercie, chyba że z treści oferty wynika inaczej. Portal może również obsługiwać zapytania ofertowe, voucher, pokaz na uwięzi oraz panel operatora.
Przetwarzamy następujące kategorie danych w zależności od osoby:
| Kategoria osoby | Przykładowe dane |
|---|---|
| Użytkownik odwiedzający portal | adres IP, identyfikatory cookies, dane urządzenia i przeglądarki, logi techniczne, informacje o aktywności w portalu |
| Kupujący lub osoba rezerwująca lot | imię, nazwisko, e-mail, telefon, dane rezerwacji, kod rezerwacji, status płatności, dane fakturowe, korespondencja |
| Pasażer lotu | imię, nazwisko, dane organizacyjne lotu, waga pasażera, jeżeli jest niezbędna do bezpiecznej organizacji lotu i przygotowania manifestu |
| Osoba wysyłająca zapytanie do operatora lub o pokaz na uwięzi | imię, e-mail, telefon, treść wiadomości, dane wydarzenia, lokalizacja, termin, liczba uczestników, dane potrzebne do przygotowania oferty |
| Operator, pilot, członek załogi | dane konta operatora, dane kontaktowe, rola, dane licencji pilota, przydziały do lotów, dane książki pilota, dane rozliczeniowe operatora, dane floty i dokumentów |
| Użytkownik objęty analityką lub marketingiem | identyfikatory cookies, zdarzenia zakupowe, źródła wejścia, kampanie, identyfikatory reklamowe, informacje o zgodach |
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
| Cel | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Korzystanie z portalu, bezpieczeństwo, utrzymanie sesji, zapobieganie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes administratora; dla cookies niezbędnych nie jest wymagana zgoda | czas sesji lub okres niezbędny do zapobiegania nadużyciom |
| Założenie i obsługa konta użytkownika albo operatora | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy o korzystanie z konta | przez czas posiadania konta, a następnie do upływu okresu roszczeń |
| Przyjęcie i obsługa rezerwacji, zakup lotu, płatność, voucher, kontakt w sprawie terminu i pogody | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy albo działania przed jej zawarciem | przez czas realizacji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Przekazanie danych właściwemu Operatorowi lotu w celu wykonania rezerwacji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy rezerwacji; ewentualnie art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes w przekazaniu danych do wykonawcy usługi | przez czas wykonania rezerwacji i lotu |
| Przygotowanie manifestu pasażerów, planu operacyjnego lotu i bezpieczne wyważenie balonu, w tym przetwarzanie wagi pasażera | art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO - bezpieczna organizacja i wykonanie lotu | przez okres niezbędny do wykonania i udokumentowania lotu |
| Obsługa zapytań ofertowych, zapytań do operatorów i pokazów na uwięzi | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania przed zawarciem umowy albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO - obsługa komunikacji i przekazanie zapytania właściwemu operatorowi | 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Wysyłka potwierdzeń, wiadomości transakcyjnych, SMS i e-maili organizacyjnych | art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO - sprawna obsługa rezerwacji | przez czas realizacji rezerwacji |
| Wystawianie i przechowywanie faktur, rozliczenia podatkowe i rachunkowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny | 5 lat od końca roku podatkowego (przepisy podatkowe) |
| Reklamacje, obsługa incydentów, ustalenie, dochodzenie albo obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie obowiązków prawnych także art. 6 ust. 1 lit. c RODO | do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Analityka, pomiar skuteczności reklam, remarketing, Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager, cookies marketingowe i atrybucja poleceń | art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda; w zakresie zapisu/odczytu informacji z urządzenia końcowego także zgoda wymagana przepisami PKE | do wycofania zgody albo upływu ważności cookie/identyfikatora |
| Marketing bezpośredni e-mail, SMS, telefoniczny lub podobny, jeżeli jest prowadzony | art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda; dodatkowo przepisy PKE dotyczące komunikacji marketingowej | do wycofania zgody |
| Dane załogi, pilotów, książka pilota, licencje i rozliczenia w panelu operatora | w zależności od funkcji: Operator jako administrator, a Book a Balloon jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia; w zakresie własnej obsługi konta operatora - art. 6 ust. 1 lit. b albo f RODO | zgodnie z umową z operatorem i DPA |
Portal nie zakłada zbierania danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, takich jak dane o stanie zdrowia. Waga pasażera jest zbierana wyłącznie wtedy, gdy jest niezbędna do bezpiecznego przygotowania lotu, wyważenia balonu i przygotowania manifestu pasażerów. Nie należy podawać w formularzach dodatkowych informacji o stanie zdrowia, ograniczeniach medycznych ani innych danych szczególnych, chyba że konkretna funkcja wyraźnie tego wymaga i zostanie objęta odrębną informacją.
Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:
| Odbiorca / kategoria odbiorcy | Cel przekazania |
|---|---|
| Operator lotu | wykonanie lotu, kontakt z pasażerami, przygotowanie manifestu i planu operacyjnego |
| Stripe | obsługa płatności online i statusów płatności |
| Supabase / Supabase Storage | baza danych, przechowywanie danych i dokumentów, infrastruktura aplikacji |
| Twilio / Twilio SendGrid | wysyłka SMS, e-maili transakcyjnych, potwierdzeń i powiadomień |
| Vercel | hosting, infrastruktura portalu, ewentualnie analityka za zgodą |
| Google Analytics / Google Tag Manager / Google Ads | analityka, pomiar konwersji, reklama, remarketing - po uzyskaniu zgody na odpowiednie cookies |
| Google Cloud | usługi chmurowe/OCR, jeżeli faktycznie wykorzystywane w danej funkcji |
| Upstash | rate-limit, bezpieczeństwo i ochrona przed nadużyciami |
| Sentry / Healthchecks.io | monitoring błędów i zadań technicznych; konfiguracja powinna minimalizować dane osobowe |
| Open-Meteo | dane pogodowe dla planu lotu; zgodnie z opisem technicznym bez przekazywania danych osobowych pasażerów |
| księgowość, prawnicy, audytorzy, organy publiczne | rozliczenia, obowiązki prawne, roszczenia, kontrole |
Niektórzy dostawcy usług wykorzystywanych przez portal mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy to zwłaszcza dostawców narzędzi analitycznych, reklamowych, płatniczych, komunikacyjnych i infrastrukturalnych. W przypadku przekazania danych poza EOG administrator stosuje mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, EU-US Data Privacy Framework, jeżeli dostawca jest objęty certyfikacją, albo standardowe klauzule umowne.
Dane osobowe przechowujemy przez następujące okresy: • Dane konta użytkownika — przez czas posiadania konta, a następnie do upływu okresu roszczeń lub rozliczalności działań. • Dane rezerwacji i zakupu lotu — przez czas realizacji rezerwacji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. • Dane płatnicze i księgowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, zwykle 5 lat od końca roku podatkowego. • Dane manifestu, planu operacyjnego i waga pasażera — przez okres niezbędny do wykonania i udokumentowania lotu; dłużej tylko wtedy, gdy dane są potrzebne do incydentu, reklamacji lub roszczeń. • Zapytania ofertowe i leady — przez czas obsługi zapytania, a następnie przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że doszło do zawarcia umowy albo dane są potrzebne do obrony roszczeń. • Referral visits i dane atrybucyjne — przez 12 miesięcy niezbędny do rozliczenia/analizy kampanii, a następnie w formie zagregowanej albo zanonimizowanej. • Dane cookies/analityczne/marketingowe — do wycofania zgody albo upływu ważności danego cookie/identyfikatora. • Dane operatorów, pilotów i załogi — zgodnie z umową z operatorem i DPA; dane są usuwane lub zwracane zgodnie z dyspozycją operatora, chyba że Book a Balloon ma własną podstawę prawną do dalszego przechowywania.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, uzyskania kopii danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz prawo wycofania zgody w każdym czasie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. W celu realizacji praw należy skontaktować się z administratorem pod adresem: office@bookaballoon.com. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zakup lub rezerwacja lotu nie wymaga wyrażenia zgody marketingowej. Wiadomości niezbędne do obsługi rezerwacji, płatności, zmiany terminu, pogody, manifestu lub wykonania lotu mogą być wysyłane w ramach realizacji umowy albo prawnie uzasadnionego interesu. Zgoda jest wymagana dla newslettera, komunikacji marketingowej e-mail/SMS/telefonicznej oraz dla cookies i podobnych technologii wykorzystywanych do analityki, reklamy, remarketingu lub atrybucji, jeżeli nie są niezbędne do działania portalu.
Portal nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika. Po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe lub analityczne aktywność użytkownika może być wykorzystywana do profilowania marketingowego, pomiaru skuteczności reklam i remarketingu.
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem. Dostęp do danych powinien być ograniczony do osób, które potrzebują go do obsługi rezerwacji, płatności, wykonania lotu, bezpieczeństwa systemu, rozliczeń albo obsługi roszczeń.
Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami w portalu, zmianami dostawców, funkcji, przepisów prawa lub praktyk przetwarzania danych. Aktualna wersja polityki jest dostępna na stronie bookaballoon.com.